¿Cómo motivar a los trabajadores para mejorar el rendimiento de la empresa?

By Psicomata - 29 abril

Estrategias de mejora del rendimiento laboral
Ideas para mejorar la productividad. 


Una de las mayores preocupaciones que comparten las personas que dirigen una empresa es saber si cada empleado que hay en la empresa conoce la filosofía de esta y cada día la pone en práctica. Con el objetivo de fomentar la creatividad de los trabajadores hay que dejarles espacios de libertad especialmente para aquellas tareas en las que ellos son especialistas. Sin embargo, para la dirección de la empresa siempre será importante que estas tareas se hagan siguiendo las rutas de acción de esa empresa. Hacer confluir estos dos caminos es algo crucial para la imagen de la empresa. Pongamos un ejemplo: 

Para una empresa puede ser fundamental cobrar a principios de mes. Si los trabajadores que se encargan de administración no llaman a los clientes demorados en el abono para que vayan realizando los pagos porque les da vergüenza o porque no llevan un buen control de quiénes son, corremos el riesgo de que la empresa entre en pérdidas. Pero también que la solicitud de ese dinero se haga bruscamente y no se haga de una forma amable como la empresa ha establecido puede hacer que los clientes se sientan ofendidos. Por eso, es preciso que los trabajadores comprendan la importancia de ejecutar esta medida así como que la apliquen siguiendo el guión que la empresa tenga establecido.

Pero¿qué pasa si no sabemos si un trabajador es bueno o no en su puesto para trabajar de forma independiente o si respeta o no la filosofía de la empresa?

Una de las mayores preocupaciones para un jefe cada noche cuando se va a la cama es que sus trabajadores no estén realizando bien sus trabajos, especialmente, cuando él no pueda estar presente. Está claro que si estamos continuamente vigilando todo el rato cada paso, sabremos si las personas están realizando bien o no su trabajo y siguiendo las líneas generales de la empresa, pero una supervisión continua no se puede llevar siempre a cabo, además de que no es efectiva. Querer controlarlo todo podría limitar el crecimiento de la empresa.

¿Cómo se puede evitar que el trabajador pueda estar haciendo mal su trabajo y no esté siguiendo la filosofía de la empresa? ¿Qué pasa si no sabemos si el profesor es bueno o no dando clases o lo hace cumpliendo los criterios mínimos de la academia? ¿Si el técnico está haciendo o no los proyectos adecuados?

A continuación, vamos a ver uno de los mejores procedimientos para evitar que los empleados no sepan qué camino han de seguir. También sirve para conseguir que los trabajadores consideren que tienen un buen líder y que se den cuenta de que todos estás en el mismo camino y no solo lo hagan "porque lo dice mi jefe". El truco está en usar las mal llamadas reuniones de trabajo.

¿Por qué son imprescindibles las reuniones de trabajo? Cinco puntos a considerar. 

El uso del lenguaje en la empresa es igual de útil que en las relaciones personales, dependiendo del lenguaje que utilices estarás dando importancia a unos puntos sobre otros. En la empresas no deben de existir las reuniones de trabajo, solo las reuniones de equipo. Con el primero término señalas que esto es solo trabajo, con el segundo resaltas que esto es un grupo de personas unidas con un interés común. Considerarlas de esta forma tiene las siguientes consecuencias: 

  1. Crear conexión entre los trabajadores. Si nunca se sientan juntos, si casi no se conocen, si no escuchan las opiniones de los otros, no tendremos un equipo de trabajo, tendremos entes aislados. 
  2. Saber qué esta haciendo cada parte del equipo en la empresa. Las reuniones de equipo se deberían hacer por secciones, es decir, por aquellas partes de la empresa que se dediquen a lo mismo para así poder optimizar el tiempo. Sin embargo, esta forma tiene como desventaja que no nos hacemos una idea global de lo que es la empresa y esto es uno de los mayores errores que podemos cometer como líderes. De una manera menos frecuente que las reuniones de equipo por sección debemos de hacer una reunión con toda la plantilla (desde el personal de limpieza hasta los mandos superiores). 
  3. Dar ideas para seguir avanzado en la empresa. Tanto en las reuniones por sección se recogerán aquellas ideas que los trabajadores propongan como se escucharan las críticas o necesidades que tengan otras secciones respecto a la nuestra. Si sabemos escuchar esas críticas y, posteriormente canalizarlas, tendremos trabajadores satisfechos.
  4. Favorecer el modelado. Este es uno de los puntos más relevantes y útiles. En las reuniones de equipo por sección el líder tiene que poner encima de la mesa ejemplos de aquello que los técnicos están haciendo bien y dando resultados. El líder evitará sacar la información sobre un método que haya dado resultados negativos. Se hablará de aquellos métodos que los trabajadores hayan puesto en práctica y hayan tenido éxito con el objetivo de que los otros copien la técnica. Aquí el líder tiene que controlar muy bien las envidias si se dan. 
  5. Indirectamente con el punto anterior se está usando el reforzamiento positivo de aquellas ideas que un trabajador haya puesto en marcha por su cuenta y que siga la filosofía de la empresa para así introducir y mantener esa estrategia en la empresa. Es muy importante en este punto hacerles saber de qué manera esa nueva idea sigue la filosofía de la empresa. No podemos desaprovechar ninguna oportunidad en la que se pueda hablar de nuestra filosofía porque ella proporciona un guión de ruta a nuestros empleados. Pero es que también se dará un ejemplo real para que todos los participantes de la reunión entiendan en qué consiste la técnica y se finalizará  con un compromiso por parte de todos de llevar a cabo esa técnica: se establecerá la fecha y el lugar en que se hará. (Importante llevarte el compromiso de todos de cuándo la van a poner en práctica y de qué forma). 
¿Con qué frecuencia haremos las reuniones de equipo?

Las reuniones de equipo se harán con distinta frecuencia según las personas implicadas en la reunión: 

- Las reuniones de equipo por sección, es decir, de los empleados dedicados al mismo aspecto (por ejemplo: los profesores de inglés en una academia, los embotelladores en una empresa de cerveza, el personal de limpieza) se deberían hacer una vez a la semana. Estas reuniones deberían tener las siguientes características: 
  1. Duración determinada: antes de comenzar la reunión todas las partes sabrán cuánto tiempo va a durar. Las reuniones de equipo no deberían durar más de una hora y media como máximo. En el caso de que se queden temas por tocar se dejarán para la siguiente semana, aunque esto debe de ser algo excepcional. Se deben terminar todos los puntos en cada reunión. Las mejores reuniones de equipo son las que duran entre 45 minutos y una hora, ya que es el tiempo que podemos estar manteniendo fácilmente la atención. 
  2. Fecha: se debería acordar un día concreto para realizar estas reuniones y que siempre sea el mismo. Los miércoles suelen ser el mejor día, ya que se hace un análisis de los dos primeros días de la semana y se puede reorientar alguna actividad que se necesite hacer antes de terminar la semana. 
  3. Aprender a cortar a los trabajadores que se repiten mucho: a muchas personas les encanta oírse, personas que dan una idea, que puede ser buena, que la explican una vez y cuando todo el mundo la ha entendido y les parece bien llevarla a cabo, siguen una y otra vez repitiendo, explicando cómo se hace o lo que es peor viendo los aspectos negativos antes de su puesta en prácticas. Otras personas tienden a contar cosas personales o profesionales de lo que les pasó en otra empresa, pero no de forma concisa para poder coger el aprendizaje si no con muchos datos superfluos que no aportan nada. El líder tiene que hacer que vayan al grano. En el caso de que veamos que hay personas que cada vez que toman la palabra hablan demasiado se puede acordar que todas las intervenciones tienen un límite de tiempo de dos minutos. Si sigue sin cumplirlo hablaremos con el empleado fuera de las reuniones y le haremos saber que vamos a ser más estrictos con él en el cumplimiento de los dos minutos de tiempo. Pronto ese empleado se acostumbrará a sintetizar.  
  4. Otro punto que ayuda mucho a que no haya empleados que se alarguen más de la cuenta, es tener un guión que los trabajadores deberían conocer antes de llegar a la reunión cada semana (si alguna semana se va mal de tiempo, se podrá presentar al inicio de la reunión, pero que este comportamiento sea el de menos). El hecho de que los empleados sepan que el objetivo es terminar todos esos puntos antes de una hora hacen que sean concisos. 
  5. Por supuesto, en esas reuniones no se debe de hablar nada que no pertenezca al ámbito laboral. Sin embargo, es muy relevante que dejemos siempre los dos primeros minutos para saber cómo están nuestros empleados en el trabajo. Hay que preguntarles cómo se encuentran y darles pequeños feedback de tareas que estén haciendo bien o de actividades que sabemos que para ellos han sido difíciles, pero que las han hecho esa semana. También, mostrarles comprensión si sabemos que están pasando por un mal momento laboralmente hablando. Por ejemplo, cuando se esté terminando el año y haya que escribir los informes finales se puede empezar la reunión de la siguiente manera: "Buenas tardes, ¿qué tal estamos? ¿Es duro escribir tantos informes verdad?" Con esta frase, el líder muestra que genuinamente se está preocupando por sus empleados porque sabe qué están haciendo (los informes) y lo que les parece (es duro). Se dejará un espacio para responder, pero no es un espacio para hablar de situaciones personales (eso se hace en conversaciones individuales) si no para dar una visión general y que todos se sientan reconfortados. Si vemos que alguno no para de explicar su situación particular habrá, de nuevo, cortarle y emplazarle a un diálogo. 
- Las reuniones de equipos que trabajen entre secciones y que sean interdependientes se pueden realizar una vez al mes. 
- Las reuniones de equipo de toda la empresa se pueden hacer una vez cada 6 meses, es decir, dos veces al año. Estas reuniones pueden ir acompañadas de un tiempo después para estar juntos. Por poner un ejemplo de buenas prácticas: hacemos una reunión en noviembre aprovechando el fin de año y otra sobre abril-mayo aprovechando el buen tiempo. Si la empresa puede invitarles a pasar un momento juntos crearan lazos entre los empleados.

En definitiva, las reuniones de equipo bien planteadas son un arma muy eficaz para aumentar la satisfacción de los trabajadores porque es el lugar en el que ellos pueden compartir cómo se sienten y qué pasos puede tomar la empresa. También, son válidas para que los empleados participen en la filosofía de la empresa y se sientan parte de ella, evitando que los mejores empleados abandonen la empresa. 

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Sergio Fernández